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PIC Proveedores•Notas de crédito
Notas de crédito propias en PIC
Conozca cómo crear notas de crédito relacionadas con órdenes de compra, adjuntar documentación y enviarlas para aprobación y contabilización.
Requisitos previos
Antes de crear una nota de crédito, confirme que exista una orden de compra relacionada, que los documentos de respaldo estén disponibles y que el usuario tenga permisos sobre pagos propios.
1. Introducción al proceso
El módulo de notas de crédito propias permite gestionar ajustes asociados a órdenes de compra desde el portal. La nota se crea tomando como referencia una orden existente y luego se completa con datos, posiciones y documentos de respaldo.
Una vez guardada, la nota de crédito queda disponible en el listado del portal y puede enviarse a estado pendiente de aprobación para que SAP continúe con la validación y contabilización.
2. Qué resuelve para el negocio
Una nota de crédito mal vinculada o sin documentación genera diferencias entre portal, ERP y saldo del proveedor. PIC reduce ese riesgo al exigir una referencia clara, posiciones consistentes y adjuntos antes de enviarla.
Esto permite que el ajuste sea trazable y que administración pueda aceptar, rechazar, visualizar o postear el documento con una base ordenada.
3. Cómo operarlo dentro del portal
Use este proceso cuando necesite registrar una nota de crédito propia asociada a una orden de compra.
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Relacionar la nota con una orden de compra
Use el buscador de órdenes para seleccionar el documento ya registrado en el sistema. Esta relación da contexto operativo y evita ajustes sin referencia.
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Completar datos y posiciones
Registre los datos requeridos para la nota y seleccione las posiciones correspondientes, de forma similar al flujo de facturas.
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Cargar documentos de respaldo
Adjunte XML, PDF u otros archivos solicitados por el proceso. La documentación permite validar el ajuste antes de enviarlo.
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Guardar y enviar a aprobación
Guarde la nota de crédito y, cuando esté completa, envíela a pendiente de aprobación para que el ERP pueda procesarla.
Guía de atributos y su función dentro del proceso
| Campo | Qué representa | Origen o referencia | Requerido | Depende de | Impacto en el proceso |
|---|---|---|---|---|---|
| Orden de compra | Documento base al que se asocia el ajuste. | Se selecciona desde el buscador de órdenes registradas. | Sí | Debe corresponder al proveedor y al contexto del ajuste. | Da trazabilidad y permite que SAP procese la nota con referencia correcta. |
| Posiciones | Partidas sobre las que aplica la nota de crédito. | Se seleccionan dentro del flujo de creación. | Sí | Deben coincidir con la operación que se está ajustando. | Determinan el alcance económico del crédito. |
| Documentos adjuntos | Archivos que respaldan fiscal o administrativamente la nota. | Los carga el proveedor antes de guardar. | Sí | Pueden variar según la configuración del proceso. | Habilitan revisión, aprobación y contabilización. |
Validaciones y consideraciones relevantes
No enviar notas sin referencia
La orden de compra relacionada debe estar clara para que el ajuste pueda revisarse y contabilizarse correctamente.
Verificar documentación antes de guardar
XML, PDF y demás archivos deben corresponder a la nota que se está cargando.
Revisar estado posterior en SAP
Luego del envío, el procesamiento puede aceptarse o rechazarse desde las aplicaciones SAP correspondientes.
Qué debería lograrse al finalizar
Ajuste documentado
La nota queda registrada con orden, posiciones y archivos de respaldo.
Circuito listo para contabilización
El ERP puede tomar la nota, validarla y postearla como corresponde.
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