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Facturas de pedido de compra propias en PIC

Aprenda a consultar, crear y enviar prefacturas desde el portal, con validaciones fiscales, adjuntos obligatorios y seguimiento del estado en el ERP.

Requisitos previos

Antes de registrar una factura, asegúrese de contar con una orden de compra vigente, recepción registrada cuando aplique, archivos requeridos y permisos para operar facturas propias.

1. Introducción al proceso

El módulo de facturas de pedido de compra propias permite al proveedor administrar en un solo lugar las facturas generadas desde el portal. Desde la vista principal puede consultar el histórico, revisar estados, abrir el detalle de cada documento y dar seguimiento al procesamiento posterior en el ERP.

La creación de una factura parte de una orden de compra. Al seleccionarla, el portal recupera información del proveedor, entidades de compra y entidades contables para reducir captura manual y mantener consistencia entre la orden, la recepción y la factura.

2. Qué resuelve para el negocio

El objetivo del módulo es evitar que la factura avance con datos incompletos o inconsistentes. Para ello, PIC valida importes, fechas, moneda, emisor, receptor, UUID y documentos adjuntos antes de permitir que el comprobante continúe hacia aprobación.

Esta trazabilidad mejora la comunicación con administración, reduce rechazos por diferencias fiscales y permite que el proveedor conozca si una factura está abierta, enviada, pendiente de aprobación, aprobada, rechazada, cancelada, parcialmente pagada o pagada.

3. Cómo operarlo dentro del portal

Use este flujo para registrar una prefactura, adjuntar sus documentos fiscales y enviarla a aprobación cuando todos los datos hayan sido revisados.

Consultar el listado de facturas

Ingrese al módulo para revisar las facturas existentes. La tabla muestra datos como ID interno, número de factura, tipo, socio de negocio, descripción, fecha, total, saldo insoluto y estado del documento.

Gestión de facturas de compra

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Crear una nueva factura desde una orden de compra

Seleccione la opción Crear y elija la orden de compra origen. El sistema completará automáticamente datos del proveedor y de las entidades asociadas; luego deberá ingresar identificador de factura, descripción y fecha.

Seleccionar artículos o servicios facturables

Agregue las posiciones que desea facturar. La cantidad disponible depende de lo recibido y de las tolerancias configuradas para el proveedor; el precio unitario parte de la orden de compra y solo puede ajustarse dentro de los márgenes permitidos.

Adjuntar documentos y validar información

Cargue XML y PDF cuando se trate de proveedores nacionales de México, o los documentos definidos para proveedores extranjeros. El portal comparará la información ingresada con el XML o con la lectura por IA del PDF cuando corresponda.

Solicitar aprobación

Cuando la factura esté en estado Abierto y haya superado las validaciones, seleccione el registro y use la acción Solicitar aprobación. A partir de ese momento el ERP podrá procesar la información y devolver el estado correspondiente.

Guía de atributos y su función dentro del proceso

Campo	Qué representa	Origen o referencia	Requerido	Depende de	Impacto en el proceso
Estado	Indica en qué etapa se encuentra la factura: abierta, enviada, pendiente de aprobación, aprobada, rechazada, cancelada, parcialmente pagada o pagada.	Se actualiza según la gestión del portal y la respuesta del ERP.	Sí	Depende de la acción del proveedor y del resultado de validación o contabilización.	Permite saber si el documento puede editarse, enviarse, corregirse o consultarse como cerrado.
Orden de compra	Documento origen sobre el cual se fundamenta la factura.	Se selecciona desde las órdenes disponibles para el proveedor.	Sí	Debe estar vigente y tener recepciones o cantidades facturables cuando el proceso lo requiera.	Precompleta datos clave y limita las posiciones que pueden facturarse.
Identificador del proveedor	Número o referencia de factura emitido por el proveedor.	Lo ingresa el usuario según el comprobante que está cargando.	Sí	Debe coincidir con la documentación fiscal adjunta.	Ayuda a identificar la factura durante validación, aprobación y seguimiento.
XML/PDF	Archivos fiscales o comerciales que respaldan la factura.	Se adjuntan durante la carga de documentos.	Sí	El tipo de archivo requerido cambia según residencia fiscal y configuración del socio de negocio.	Habilita validaciones automáticas y evita avanzar con información inconsistente.
Cantidad y precio	Valores por posición que determinan el importe a facturar.	Se toman de la orden y se ajustan dentro de tolerancias permitidas.	Sí	Dependen de la recepción registrada, precios de la orden y configuración del proveedor.	Afectan subtotal, impuestos, total y resultado de validación contra XML o PDF.

Validaciones y consideraciones relevantes

Validar el XML CFDI antes de enviar

El portal compara fecha, moneda, subtotal, total, RFC de emisor y receptor, UUID, forma de pago, método de pago y datos fiscales. Si hay diferencias, corrija la factura antes de solicitar aprobación.

Revisar posiciones e importes

Cuando la validación por posición está habilitada, cantidad, precio unitario e impuestos deben coincidir con los conceptos del XML. Si el subtotal supera la tolerancia configurada, el documento será rechazado.

Usar validación por IA solo cuando corresponda

Para proveedores extranjeros o casos sin XML, la IA puede leer el PDF y comparar número de factura, fecha, moneda, total y datos del emisor o receptor contra lo capturado.